MANAJEMEN PROYEK

Pengertian Manajemen Proyek

a.       Pengertian proyek

Proyek  merupakan  tugas  yang  perlu  dirumuskan  untuk  mencapai  sasaran yang  dinyatakan  secara  konkret  dan  diselesaikan  dalam  periode  tertentu  dengan menggunakan tenaga  manusia dan alat-alat terbatas[1]

Menurut Schwalbe, proyek ialah usaha temporer yang dilakukan untuk menyelesaikan suatu tujuan yang unik.

b.      Pengertian Manajemen Proyek

Menurut Schwalbe, manajemen proyek merupakan aplikasi dari ilmu pengetahuan, keahlian, alat, dan teknik dari suatu aktivitas proyek untuk memenuhi kebutuhan stakeholder dan harapan dari proyek tersebut[2]

Menurut buku Manajemen Proyek manajemen proyek merupakan kegiatan merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan dan mengendalikan sumber daya organisasi perusahaan untuk mencapai tujuan tertentu dengan sumber daya tertentu. Manajemen proyek mempergunakan personel perusahaan untuk ditempatkan pada tugas tertentu dalam proyek.

c.       Pengertian manajemen pengadaan proyek

Menurut Schwalbe Pengadaan (procurement) dapat diartikan sebagai memperoleh barang dan atau jasa dari sumber daya luar. Sebagai tambahan, banyak perusahaan yang mengoutsource data operasi

mereka atau dukungan help desk bagi perusahaan lain yang memiliki spesialisasi pada area tersebut. Sebagai contoh, suatu perusahaan mempekerjakan perusahaan konsultan besar untuk memfasilitasi pengembangan perencanaan strategi teknologi informasi. Kebutuhan unik setiap organisasi yang seperti ini dapat diisi oleh organisasi luar dengan waktu yang ditentukan.

Proses Manajemen Pengadaan Proyek

Kesuksesan banyak proyek teknologi informasi yang menggunakan sumber daya dari luar organisasi nya biasanya dengan manajemen pengadaan proyek yang baik. Manajemen pengadaan proyek itu meliputi proses yang diperlukan untuk mendapatkan barang atau jasa untuk proyek dari luar performance atau kinerja organisasi itu sendiri.

Proses utama yang terlibat di dalam manajemen pengadaan proyek adalah :

a.        Perencanaan Pengadaan (Procurement Planning)

Yaitu proses pengidentifikasian kebutuhan proyek mana yang dapat ditemukan dengan menggunakan produk atau jasa dari luar organisasi. Proses ini meliputi apa yang akan diadakan, bagaimana  pengadaan itu, berapa banyak yang untuk diadakan, dan kapan akan diadakan. Bagi banyak proyek, sangat penting untuk kreatif dalam proses perencanaan pengadaan. Input yang diperlukan untuk perencanaan pengadaan adalah : pernyataan ruang lingkup proyek, deskripsi produk, kondisi pasar, batasan dan asumsi.

 

b.       Perencanaan Permohonan (Solicitation Planning)

Meliputi penyiapan dokumen yang diperlukan untuk permohonan dan menentukan kriteria evaluasi untuk kontrak. Dalam proses ini ada dua contoh dokumen permohonan seperti, Request For Proposal (RFP), dan mengembangkan kriteria evaluasi.

c.        Permohonan ( Solicitation)

Proses ini meliputi cara untuk memperoleh kuota, penawaran atau proposal yang cocok. Proses ini biasanya meliputi penyelesaian dokumen pengadaan, pengiklanan, mengadakan konferensi para penawar, dan penerimaan proposal atau penawaran untuk kerja.

d.       Pemilihan Sumber Daya (Source Selection)

Yang meliputi pemilihan antar para penjual yang potensial. Proses ini melibatkan evaluasi vendor yang prospektif, negosiasi kontrak, dan pemberian kontrak.

e.        Administrasi Kontrak (Contract Administration)

Administrasi kontrak memastikan bahwa kinerja penjual memenuhi kebutuhan yang berdasarkan perjanjian. Poses ini meliputi pengaturan hubungan dengan vendor. Proses ini meliputi pengawasan kinerja kontrak, pembayaran, dan pengadaan modifikasi atau perubahan kontrak.

f.        Penutupan Kontrak (Contract Close-Out)

Proses akhir dari manajemen pengadaan proyek ialah penutupan kontrak. Penutupan kontrak meliputi verifikasi produk untuk menentukan bahwa seluruh pekerjaan sudah diselesaikan dengan baik dan sudah memenuhi kebutuhan. Penutupan kontrak juga termasuk di dalamnya aktivitas administratif untuk mengupdate catatan untuk merefleksikan hasil akhir dan mengarsipkan informasi untuk digunakan lagi di masa mendatang, penerimaan dan penutupan kontrak secara formal, juga audit kontrak.

---------------------

5.    [1]  Drs. H.A. Hamdan dimyati, M.Si. dan Kadar Nurjaman, S.E., M.M.,  Manajemen Proyek (Yogyakarta: Pustaka Setia 2014)

[2] Schwalbe, Kathy (Buston : Thomson Course Technology , 2006)